Sie ziehen mit Ihrem Unternehmen um und wissen nicht so recht, wie Sie das angehen sollen?
Wenn Sie ein paar Tipps beherzigen, klappt der Unternehmensumzug reibungslos.
Selbstorganisierter Umzug oder Umzug mit Profi?
Zunächst einmal sollten Sie sich in aller Ruhe ein Gesamtbild über die Situation machen. Gehen Sie – am besten noch vor der Arbeitszeit – durch Ihre Büroräume und listen Sie grob die wichtigsten Kennzahlen auf. Diese können zum Beispiel sein:
- Wie viele Mitarbeiter ziehen zum neuen Standort mit um?
- Welche Möbel kommen mit ins neue Büro?
- Wie viele Räume sind im alten Büro leer zu räumen?
Sobald Sie einen groben Überblick über die Situation haben, sollten Sie Ihre Mitarbeiter anweisen, bereits vor dem Umzug unnötigen Ballast zu entsorgen, z. B. Möbel, die nicht mehr gebraucht werden, oder Ordner, die nicht mehr aufbewahrt werden müssen.
Anschließend steht eine wichtige Entscheidung an: Ziehen sie selbst um, oder beauftragen Sie ein Umzugsunternehmen?
Büro-Umzug mit Umzugsunternehmen
Die stressfreiere Variante ist wohl der Umzug mit Unterstützung eines Umzugsunternehmens. So müssen Sie sich keine Gedanken machen, wie Ihre Firma samt Inventar von A nach B transportiert wird.
Vorab macht sich das Umzugsunternehmen gemeinsam mit Ihnen ein Bild der Lage und lässt Ihnen nach einer Begehung der Räumlichkeiten ein Angebot zukommen. Selbstverständlich lohnt es sich, mehrere Angebote einzuholen, um zu vergleichen. Nehmen Sie sich Zeit, den Umzugsprofis den Umfang des Umzugs genau zu beschreiben und zeigen Sie ihnen auch jede noch so kleine stiefmütterlich genutzte Lagerfläche. Nur so erleben Sie später keine Überraschungen!
Serviceumfang des Umzuges genau festlegen
Sprechen Sie den Umfang Ihres Umzuges möglichst genau mit dem Umzugsunternehmen durch. Wichtige Punkte sind dabei beispielsweise:
- Wann findet der Umzug genau statt?
- Packen Sie und Ihre Mitarbeiter alles im Vorfeld selbst in Umzugskartons, oder wird dies auch das Umzugsunternehmen erledigen?
- Müssen große Möbel (z. B. Schränke und Tische) abgebaut und anschließend im neuen Büro wieder aufgebaut werden?
- Gibt es besonders empfindliche Einrichtungsgegenstände, auf die besonders aufgepasst werden muss?
- Werden in irgendeiner Form sensible Kundendaten transportiert, für die bestimmte Vorschriften eingehalten werden müssen?
- Wie weit ist der Weg vom alten zum neuen Büro?
- In welchen Etagen befinden sich altes und neues Büro?
- Gibt es vor den beiden Büros jeweils eine gute Parkmöglichkeit?
Sprechen Sie mit dem Umzugsunternehmen auch über das Thema Versicherung, denn nichts ist ärgerlicher, als auf den Kosten für einen Schaden sitzen zu bleiben.
Besonders wichtig: Kommunikation mit den Mitarbeitern
Halten Sie Ihre Mitarbeiter stets auf dem aktuellen Stand. Denn nichts ist schlimmer, als böser „Flurfunk“, der durch zu wenig Transparenz in der Kommunikation entsteht. So ein Umzug ist auch für Ihre Mitarbeiter Stress, daher beziehen Sie sie mit ein und informieren Sie sie genauestens über die kommenden Tage und Wochen.
Sorgen Sie auch dafür, dass Ihre Mitarbeiter genügend Kartons zur Verfügung gestellt bekommen, um ggf. selbst wichtige Dinge aus Büro und Schreibtischschubladen zu verstauen.
Am Tag des Umzugs – seien Sie erreichbar!
Am Tag des Umzuges heißt es dann, möglichst ruhig zu bleiben. Verständlicherweise sind Sie nervös und hoffen, dass alles glatt läuft. Funktioniert etwas nicht wie geplant, flippen Sie bitte nicht aus, sondern bewahren Sie Ruhe – schließlich sind Sie nun Vorbild für all Ihre Mitarbeiter. Stellen Sie sicher, dass Sie jederzeit für das Umzugsunternehmen und Ihre Mitarbeiter erreichbar sind und planen Sie im Vorfeld genügend Zeit ein, um evtl. noch Dinge zu verpacken und zu beschriften. Auch für einen letzten Gang durch die leeren Büroräume sollte noch Zeit sein.
Der Büro-Umzug ist geschafft – ein Grund zu feiern
Der Umzug ist geschafft, alle Mitarbeiter sind gut untergebracht und die Umzugshelfer haben ganze Arbeit geleistet? Das sollten Sie zum Anlass für eine kleine Feier nehmen! So starten alle gut gelaunt und frisch in Ihre Aufgaben am neuen Standort.